E-allkirja kasutamine telefonis on muutunud tänapäeval tavapäraseks ja mugavaks viisiks dokumentide allkirjastamiseks. See võimaldab säästa aega, vähendada paberimajandust ning on turvaline ja kehtib samamoodi nagu füüsiline allkiri. Selleks, et allkirjastamisprotsess kulgeks sujuvalt, tasub teada, kuidas e-allkirja telefonis kasutada ja millistele detailidele tähelepanu pöörata. Käesolev artikkel selgitab neid samme põhjalikult, et iga kasutaja saaks enesekindlalt oma dokumente digitaalselt allkirjastada.
Mis on e-allkiri ja miks seda kasutada?
E-allkiri ehk elektrooniline allkiri on digitaalne viis kinnitada oma isikusamasust ja väljendada nõusolekut dokumentide sisule elektroonilisel kujul. Eestis on e-allkiri õiguslikult võrdsustatud käsitsi kirjutatud allkirjaga, mis tähendab, et see omab sama juriidilist jõudu.
Peamised põhjused, miks e-allkirja eelistatakse, on järgmised:
- Kiirus ja mugavus: dokumentide allkirjastamine toimub mõne hetkega, sõltumata asukohast.
- Turvalisus: e-allkirjad põhinevad krüpteeritud tehnoloogial, mis välistab võltsimise.
- Paberivabad protsessid: aitab vähendada kulusid ja on keskkonnasõbralik lahendus.
- Kehtivus: e-allkirjad on seaduslikud ja aktsepteeritud nii riiklikes kui ka eraettevõtetes.
E-allkirja kasutamise võimalused telefonis
Sõltuvalt telefonist ja kasutaja eelistusest on Eestis võimalik e-allkirja anda mitmel erineval viisil. Kõige sagedamini kasutatakse selleks kas mobiil-ID või Smart-ID lahendust, kuid võimalik on ka ID-kaardi abil allkirjastamine, kui kasutada spetsiaalset kaardilugejat ja rakendust.
Mobiil-ID kasutamine
Mobiil-ID on lahendus, mis võimaldab isikut tuvastada ja dokumente allkirjastada otse SIM-kaardi abil. Selle kasutamiseks on vajalik, et telefonis oleks Mobiil-ID toega SIM-kaart ja teenus oleks mobiilioperaatori juures aktiveeritud.
- Ava dokument või portaal, kus soovid allkirja anda (nt digidoc.ee või SmartDok).
- Vali „Allkirjasta Mobiil-ID abil“.
- Sisesta oma isikukood.
- Telefonis kuvatakse kontrollkood – võrdle seda ekraanil oleva koodiga ja kinnita PIN2 koodiga.
Pärast kinnitamist luuakse digitaalne allkiri, mida saadetakse serverisse ja mis lisatakse dokumendile automaatselt. Seejärel on dokument ametlikult allkirjastatud.
Smart-ID kasutamine
Smart-ID on üks populaarsemaid e-allkirja lahendusi, mis ei vaja füüsilist SIM-kaarti. Selle asemel kasutatakse turvalist äppi, mille saab alla laadida nii Androidi kui iOS seadmetesse. Smart-ID kasutamine sobib suurepäraselt neile, kellel pole Mobiil-ID võimalust.
- Laadi alla ja aktiveeri Smart-ID rakendus, kui see veel puudub.
- Ava dokument või keskkond, kus soovid e-allkirja anda.
- Vali „Allkirjasta Smart-ID abil“ ja sisesta oma isikukood.
- Rakendus kuvab kinnitamiseks kontrollkoodi – veendu, et see vastab ekraanil olevale ning sisesta PIN2.
Kui oled allkirja kinnitanud, salvestatakse dokument automaatselt digiallkirjaga. Seda saab kohe edasi saata või arhiveerida.
Millele pöörata tähelepanu e-allkirja kasutamisel telefonis
Kuigi e-allkiri on turvaline ja mugav, tasub järgida mõningaid põhimõtteid, mis tagavad veelgi suurema kindluse.
- PIN-koodide kaitse: ära jaga oma PIN1 ja PIN2 koode ega salvesta neid telefoni. Kui keegi saab neile ligipääsu, võib ta sinu nimel allkirju anda.
- Ametlike rakenduste kasutamine: laadi e-allkirjaga seotud rakendused (Smart-ID, DigiDoc, ID-kaardi tarkvara) ainult ametlikest allikatest, nagu Google Play või App Store.
- Turvavärskendused: hoia oma telefonisüsteem ja rakendused ajakohasena, et vältida võimalikke turvanõrkusi.
- Kontrolli allkirja andmise keskkonda: enne allkirjastamist veendu, et veebileht, mille kaudu e-allkirja annad, on ehtne ja turvaline (nt https protokoll).
Levinumad probleemid ja nende vältimine
E-allkirja andmisel võib aeg-ajalt ette tulla tehnilisi tõrkeid. Kõige tavalisemad probleemid on seotud internetiühenduse, aegunud rakenduste või vale PIN-koodi sisestamisega. Kui allkirjastamine ebaõnnestub, kontrolli esmalt, kas:
- telefonil on stabiilne internetiühendus;
- rakendus on uuendatud viimase versioonini;
- PIN2 kood on sisestatud õigesti;
- vajadusel proovi uuesti teises võrgus või teises seadmes.
Kui probleem püsib, tasub pöörduda rakenduse klienditoe poole või kontrollida teenuse seisundit ametlikul veebilehel.
Praktilised näpunäited efektiivseks e-allkirjastamiseks
- Kasuta turvalist internetiühendust – väldi avalikke Wi-Fi võrke, kui allkirjastad tundlikke dokumente.
- Hoia oma arvutis ja telefonis vaid usaldusväärseid dokumente, mida tõesti vajad allkirjastamiseks.
- Loo selge failihaldus – salvesta allkirjastatud failid struktureeritult, et neid hiljem oleks kerge leida.
- Kasuta võimalusel pilveteenuseid turvaliseks jagamiseks (nt Digipost, Eesti.ee).
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kuidas teada, kas minu e-allkiri on kehtiv?
Kehtivat e-allkirja saab kontrollida DigiDoci tarkvaras või veebis digidoc.ee lehel, kus süsteem näitab, kas allkiri on tehniliselt ja õiguslikult korrektne.
Kas ma saan e-allkirja anda välismaal olles?
Jah, e-allkirja saab anda igal pool maailmas, kui Sul on internetiühendus ja toimiv autentimisvahend (Mobiil-ID või Smart-ID). Asukoht ei oma juriidilist tähtsust.
Mis vahe on Mobiil-ID ja Smart-ID vahel?
Peamine erinevus seisneb kasutusviisis – Mobiil-ID toimib SIM-kaardi kaudu, samas kui Smart-ID põhineb äpil, mis on seotud sinu seadmega. Mõlemad on turvalised ja aktsepteeritud e-allkirja andmiseks.
Kas e-allkirjaga dokument kehtib välisriikides?
Euroopa Liidu riikides on e-allkiri kehtiv tänu eIDAS määrusele, mis tunnustab kvalifitseeritud elektroonilisi allkirju kogu liidus. Teistes riikides võib kehtivus varieeruda vastavalt kohalikele seadustele.
Mis juhtub, kui ma kaotan telefoni, kus on Mobiil-ID või Smart-ID?
Sellisel juhul tuleb teenus ajutiselt peatada või tühistada mobiilioperaatori või Smart-ID teenusepakkuja juures ning aktiveerida uus seade nii kiiresti kui võimalik. See väldib volitamata kasutust.
E-allkirja tulevik ja uusimad arengud
Digitaalne identiteet muutub üha olulisemaks nii Eestis kui ka rahvusvahelises kontekstis. E-allkirja lahendused arenevad suurema turvalisuse ja kasutusmugavuse suunas. Tulevikus võivad telefonid pakkuda veelgi intuitiivsemaid viise isiku tuvastamiseks, näiteks biomeetriliste andmete abil. Samuti töödeldakse aktiivselt rahvusvahelisi standardeid, et kõikide riikide e-allkirjad oleksid omavahel ühilduvad.
E-allkiri jääb Eesti digitaalse ühiskonna üheks alustalaks. Selle teadlik ja turvaline kasutamine annab inimestele võimaluse toimetada kiirelt ja mugavalt, ilma et peaks kunagi paberid kätte võtma.
